Destrucción de documentos: un servicio popular

* Los cálculos utilizan los datos promedio del mundo

Las actividades de cualquier empresa, especialmente en Rusia, están inevitablemente asociadas con la acumulación de una gran cantidad de valores. Durante algún tiempo, los documentos se almacenan en archivos, y luego, cuando expira la vida útil legal, surge la necesidad de destruirlos, además, no estamos hablando de varias carpetas, sino a menudo decenas de kilogramos de papel, archivos de varios volúmenes que ocupan numerosos bastidores en locales reservados para el almacenamiento de documentos.

Destruir documentos por sí solos suele ser muy difícil, ya que no existe un equipo adecuado, transporte, empleados cuyas responsabilidades laborales incluyan la eliminación de valores obsoletos. Sin embargo, cada gerente entiende que el procedimiento debe llevarse a cabo de acuerdo con las normas existentes, y la filtración de información importante debe eliminarse por completo.

Las empresas que prestan servicios de destrucción de documentos aparecieron en Rusia hace varios años, y en algunas regiones la competencia en este segmento todavía no es demasiado alta. Sus clientes no son solo pequeñas y medianas empresas, que consideran que no es rentable gastar dinero en la compra de equipos para la destrucción de documentos, sino también grandes empresas que tienen demasiados documentos de archivo para gastar sus propios recursos laborales.

Para que florezca el negocio de destrucción de documentos, se necesita una amplia base de clientes, ya que los clientes habituales no accederán a los servicios de la compañía muy a menudo, según sea necesario, a veces cada pocos años. Pero en aquellas regiones donde no hay competencia, ni siquiera tiene que gastar mucho en publicidad, ya que la información sobre el nuevo servicio se dispersará rápidamente entre los empleados de las oficinas.

Las inversiones iniciales ascenderán a al menos un millón de rublos. Si planea trabajar con grandes organizaciones y grandes lotes de documentos, puede agregar otros 500 mil rublos de manera segura. El período de recuperación depende del volumen de pedidos y puede variar de seis meses a uno y medio o dos años.

Para abrir una empresa especializada en la prestación de servicios para la destrucción de documentos, es necesario, en primer lugar, comprar el equipo necesario y elegir un lugar donde se llevará a cabo la destrucción de documentos. Para la comodidad de los clientes que desean controlar el procedimiento, puede ofrecer la siguiente opción: la trituradora se encuentra en un camión y simplemente se va a la oficina del cliente. Esto no es conveniente para todos, pero tener una opción siempre hace que el servicio sea más atractivo a los ojos del cliente.

La elección de una trituradora debe abordarse a fondo. Debe ser un equipo de alta calidad que pueda soportar cargas pesadas.

Una trituradora de oficina ordinaria para que una empresa destruya documentos no funcionará. El rendimiento de la trituradora debe permitir que se destruyan al menos 30 hojas de papel a la vez, preferiblemente con grapas, de lo contrario, el proceso llevará mucho tiempo y puede llevar mucho tiempo.

Las trituradoras pueden simplemente cortar el papel en tiras largas, o pueden hacer fragmentos muy pequeños, cortando las hojas no solo a lo largo, sino también a lo ancho. Es perfectamente justo suponer que la molienda en pequeños cuadrados o rombos proporcionará un alto nivel de seguridad de la información.

Además, una trituradora adecuada debe tener un ciclo de trabajo largo, una gran cesta de basura, un sensor de llenado de la cesta y un sensor de temperatura para evitar el sobrecalentamiento del equipo. Dado que la información se almacena no solo en papel, sino también en discos, la función de destruir CD y DVD será muy popular.

El costo de una trituradora con una capacidad de 25 hojas, capaz de destruir discos, tarjetas de plástico, grapas y clips de papel, comienza en 25 mil rublos. El deseo de comprar el equipo más barato en esta categoría es comprensible, pero puede generar más gastos indeseables, ya que se requiere un alto grado de confiabilidad, listo para soportar un alto ritmo de trabajo durante mucho tiempo. Por esta razón, vale la pena considerar las trituradoras a un precio de 35 mil rublos. Trituradora para costos transversales de 150 mil rublos. Una destructora de documentos industrial, que le permite moler aproximadamente una tonelada de papel por hora, cuesta desde 400 mil rublos.

Debido a los grandes volúmenes de trabajo, lo más probable es que una sola trituradora no sea suficiente, dado que el equipo solo puede funcionar de forma continua durante un cierto período de tiempo, y luego debe enfriarse.

Además de la trituradora, necesitará un camión para transportar documentos y desechos. El costo de los minibuses de producción nacional comienza desde 600 mil rublos.

La sala en la que se llevará a cabo la destrucción de documentos debe cumplir una serie de requisitos. En primer lugar, es necesario cumplir con las normas de seguridad contra incendios, para evitar fumar en interiores, el uso de fuego abierto. Las rejillas de las ventanas son indeseables. Los buenos extintores de incendios deben estar disponibles. Dado que la concentración de polvo de papel puede dañar la salud de los trabajadores y causar alergias, la habitación debe estar bien ventilada. El tamaño de la sala es suficiente para acomodar equipos, papel, desechos, un área de recreación para los empleados, que también puede acomodar a los clientes presentes durante la destrucción de documentos. 40-50 metros cuadrados es suficiente.

Se gastarán entre 50 y 100 mil rublos en la redecoración de una habitación, dependiendo de la condición inicial. Muebles necesarios: sillas, un escritorio para compilar documentos, bastidores para almacenar documentos de producción. El costo total es de aproximadamente 20 mil rublos. Computadora e impresora - 25 mil rublos. Dado que el costo del trabajo se determina en función del peso de los documentos que se van a destruir, se requerirán pesos. Las escalas de plataforma cuestan desde 20 mil rublos.

Ocupar una habitación cara en el centro no tiene sentido. Lo principal es la disponibilidad de una entrada conveniente y un elevador de carga, ya que tendrá que transferir carpetas pesadas con documentos.

El costo de alquilar una habitación adecuada en las regiones es de aproximadamente 20 mil rublos por mes. En Moscú, varias veces más.

El procedimiento para la destrucción de documentos de archivo se prescribe en las Reglas básicas para el trabajo de las organizaciones de archivo. De conformidad con las normas, se elabora una ley sobre la asignación a la destrucción de documentos no sujetos a almacenamiento. El acto es aprobado por una comisión de expertos, que se crea sobre la base de una orden para la empresa. Este documento puede ser compilado por empleados de la autoridad contratante.

A continuación, se elabora un acto de eliminación. Indica el nombre de la organización y el peso de los documentos que se utilizan. Es posible hacer un inventario de documentos si el cliente lo requiere, pero esto afectará el costo total de los servicios.

Ahora sobre los precios. El costo promedio de destruir un kilogramo de documentos es de 6 rublos. Si se requiere un inventario de documentos, el costo se duplica. Si el cliente desea que los documentos se destruyan en su territorio, entonces también costará más, unos 15 rublos por kilogramo. Para evitar que el viaje al territorio del cliente no sea rentable, se debe establecer una tarifa mínima que el cliente debe pagar, incluso si el número de documentos que deben destruirse es muy pequeño.

Si la empresa tiene una trituradora industrial a su disposición, se pueden destruir unas ocho toneladas de productos en un día hábil, lo que le costará al cliente 48 mil rublos.

Puede iniciar un negocio sin tener un personal permanente, solo involucrando periódicamente a los motores. El costo de una hora de trabajo de un cargador es de aproximadamente 300-400 rublos. En el futuro, necesitará un administrador de oficina que coordinará el trabajo de la empresa, tomará pedidos, elaborará inventarios, actuará, un conductor para administrar el transporte de la empresa, un equipo de mudanzas.

Los desechos industriales pueden llevarse a las empresas de procesamiento de papel, que pueden convertirse en una fuente adicional de ganancias. El precio por tonelada generalmente es negociable y depende del número de tales ofertas. Para la conveniencia de reciclar desechos de papel, puede comprar una prensa. El costo de la prensa en el mercado secundario es de 300 mil rublos.

Natalya Merkulova

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18/08/2019

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