Negocio propio: archivo

* Los cálculos utilizan los datos promedio del mundo

Todos estamos acostumbrados a la idea de que los negocios deberían ser rentables. La producción produce, el comercio, respectivamente, vende algo. Ingenieros de diseño, tecnólogos cumplen. Y así sucesivamente. Y todo apunta a obtener ganancias.

Centrándose en los resultados financieros, a menudo olvidan que la empresa tiene, además del derecho a recibir dinero, ciertas responsabilidades. Estos son varios impuestos y tarifas, en primer lugar. Se nos recuerda a tiempo por el ojo entumecido de la inspección fiscal. Seguridad ambiental, que Rospotrebnadzor y las organizaciones relacionadas no olvidan por completo. Pero hay un aspecto que a menudo no se recuerda. Pero cuando se trata de negocios, no hay bagatelas. Se trata de mantener el archivo de la organización. Según la legislación de la Federación de Rusia, los documentos, según su tipo, deben almacenarse durante 3 a 10 (o más) años. Por ejemplo, los registros contables primarios deben mantenerse durante al menos 5 años; documentos creados en el curso de compañías bancarias y de seguros, en promedio de 3 a 5 años; Los documentos relacionados con accidentes industriales deben almacenarse durante 45 años.

Además, de acuerdo con la legislación de archivo de la Federación de Rusia, se imponen una serie de requisitos bastante estrictos en las instalaciones del archivo con respecto a la seguridad contra incendios, temperatura, humedad y condiciones de seguridad, etc. Y si en el caso de las organizaciones comerciales y de producción habituales de pequeñas y medianas empresas, todo es bastante simple: los documentos se almacenan en contabilidad en cuatro o cinco gabinetes, entonces, para algunas otras categorías de organizaciones, el problema del archivo es bastante grave. En primer lugar, estamos hablando de bancos (y otras estructuras financieras y de inversión), así como de compañías de seguros. Su principal diferencia es que el volumen de flujo de trabajo es literalmente cientos y miles de veces mayor que las organizaciones comerciales o de fabricación. Y esto es en el contexto de la escasez de espacio libre: los bancos y las compañías de seguros buscan establecerse en prestigiosos centros de negocios o edificios separados con buen tráfico. Y eso significa una alta tasa de alquiler. Lo que, a su vez, significa el deseo de los gerentes de utilizar al máximo el espacio disponible de manera efectiva, lo que, como entendemos, no implica el equipo de una sala de archivo espaciosa y equipada adecuadamente. Además, los archivos de estas organizaciones contienen información cuya filtración significa serios problemas para ellos: números de cuenta, datos de tarjetas de plástico, flujos de efectivo de clientes, etc.

Fue una introducción. En la parte principal, hablaremos sobre cómo exactamente puede ganar dinero con el hecho de que desde 2011, los servicios de supervisión han mostrado un mayor interés en observar los estándares para el almacenamiento de documentación de archivo.

Tomamos como un axioma que equipar una sala que cumpla con todos los estándares y requisitos, para mantener al menos un archivero en el personal; todo esto es un dolor de cabeza absolutamente innecesario para las organizaciones mencionadas. Es mucho más fácil externalizar esta "felicidad". En realidad, aquí está: una oportunidad para ganar dinero: un almacenamiento privado de archivos.

Hasta la fecha, el mercado para este tipo de servicio en Rusia es el siguiente. De hecho, solo hay dos jugadores que se especializan en este tipo de servicios: se trata de empresas extranjeras con grandes conocimientos, así como instalaciones de almacenamiento en todos los centros regionales del país. Proporcionan una gama de servicios, tales como:

- almacenamiento seguro de archivos fuera del sitio (tanto en papel como en medios electrónicos);

- procesamiento de datos de archivo;

- proporcionar acceso remoto al archivo;

- transferencia a medios electrónicos;

- destrucción certificada de documentos.

Este enfoque es bastante serio, pero, de hecho, la mayor parte de los servicios ofrecidos es interesante solo para unos pocos. El costo es relativamente alto, porque Las empresas necesitan mantener un gran personal, incluido personal administrativo y administrativo, además de una prima por su reputación. Pero más sobre eso más tarde.

Los servicios de almacenamiento fuera del sitio también son ofrecidos por compañías regionales especializadas en la custodia de todo en una fila. En este caso, no hay necesidad de hablar sobre ningún tipo de protección de datos contra posibles fugas. La información sobre depósitos puede terminar fácilmente en el mismo estante con un juego de neumáticos de invierno o basura del armario de una abuela, lo cual es una pena tirar por sentimentalismo.

Cual es el resultado? Mucho espacio para actividades organizadas de manera competente para el almacenamiento seguro de archivos. Tenemos que tratar con empresas especializadas, no tomamos en serio los almacenes para su custodia. Puede contrastar su experiencia y la amplitud de la gama de servicios a un costo asequible debido a una especialización más estrecha y, en consecuencia, una reducción en el número de personal y procesos tecnológicos.

Los servicios más populares en la práctica son el archivo seguro fuera del sitio y la destrucción de documentos. Las búsquedas, como el almacenamiento de copias de seguridad del servidor en casetes magnéticos (que, por cierto, presuponen una sala protegida magnéticamente separada) o el acceso a la nube a la versión digital del archivo, como dijimos anteriormente, son interesantes solo para algunas empresas. Sin embargo, la destrucción certificada también tiene un matiz: el costo de una nueva trituradora industrial comienza en 2.5 millones de rublos; El período de recuperación es largo. Por lo tanto, si no tiene la oportunidad de comprar equipos usados ​​a un precio razonable, vale la pena pensar en la destrucción no certificada. Cómo ... contará la fantasía.

Veamos qué se entiende por almacenamiento seguro. Además de cumplir con los requisitos para las instalaciones (temperatura y humedad, iluminación, protección contra incendios), es decir, por factores que podrían conducir a la destrucción física de los documentos, también es necesario proteger contra la filtración de información clasificada. La sala debe tener seguridad las 24 horas, acceso a la sala, solo a un círculo limitado de personas responsables. Además de una serie de eventos especiales, de los que hablaremos a continuación.

La unidad de almacenamiento de archivo es una caja de archivo hecha de cartón impermeable, que contiene 5 carpetas de papelería gruesas. Las cajas se encuentran en estantes con espacios de almacenamiento numerados. Para garantizar una mayor seguridad, cada casilla recibe un código de barras único (la información sobre el propietario no se aplica a la casilla misma) y el número se ingresa en la base de datos. La ubicación de almacenamiento de la caja no es fija, pero hay una rotación periódica de las cajas en los estantes. Por lo tanto, solo es posible averiguar exactamente dónde se encuentra la casilla "N" del cliente contactando el sistema de contabilidad del almacén, cuyo acceso debe proporcionarse a dos o tres operadores con un alto nivel de acceso. A petición del cliente, la caja necesaria se puede quitar y entregar a la oficina.

El servicio para la destrucción de los medios de almacenamiento se lleva a cabo después del período especificado de almacenamiento de documentos. Se produce triturando papel utilizando una trituradora industrial que tiene un certificado de cierto tipo, lo que confirma la imposibilidad de restaurar el documento destruido. La destrucción puede llevarse a cabo tanto en presencia de un representante del cliente, como con la creación de una grabación de video del proceso, así como con la emisión de un acto de destrucción.

Considere los costos de organizar el archivo. Para el centro regional, un espacio de 350 metros cuadrados será suficiente. m. con una altura de techo de al menos 6 m, donde se ubicará la tienda, así como una oficina con operadores, un departamento de ventas, etc. De los requisitos para la habitación: piso libre de polvo, calefacción, la presencia de ventilación activa que funcione correctamente. El costo del espacio de almacenamiento en las regiones hoy es un promedio de 300 rublos. El costo total de alquilar un almacén será de 105, 000 rublos por mes.

Equipar un almacén con polvo (¡no agua!) Los sistemas de extinción de incendios y control de acceso costarán alrededor de 500 mil rublos. Sin embargo, el costo se calcula individualmente y depende de muchos factores, de modo que la cifra mencionada puede cambiar ligeramente a un lado más pequeño o ilimitadamente a uno más grande.

Para almacenar cajas, se utilizan bastidores frontales de varios niveles, que generalmente se hacen a pedido, teniendo en cuenta las características de la habitación. Para calcular el número requerido de asientos, es necesario determinar las capacidades del departamento de ventas: cuántas unidades de almacenamiento podemos recibir como contratos durante el primer año. Realizando una evaluación realista de todas las posibilidades, podemos hablar de 3.000 canastas en el primer año. Para comprender: una sucursal de mediana edad de una compañía de seguros que ha estado operando en la región durante aproximadamente 5 años puede depositar de 150 a 200 cajas por única vez; Se agregarán 2-3 cajas nuevas más mensualmente. Por lo tanto, durante el primer año, es suficiente para nosotros celebrar contratos con 20 organizaciones. El plan es bastante factible. Queda por calcular el número de asientos (o, de lo contrario, celdas) en los estantes. En una paleta cabe 15 cajas; obtenemos 200 lugares de almacenamiento para el primer año de trabajo; a un costo de 500 rublos por asiento, el presupuesto para la fabricación de estanterías será de 100, 000 rublos. Lo siguiente es la expansión anual del fondo del almacén, dependiendo de la tasa de crecimiento de las ventas.

Para realizar manipulaciones con paletas, necesita una carretilla retráctil (un tipo de cargador). Dada la poca carga en el proceso, es aconsejable detener la elección en una máquina usada. Su costo dependerá de la altura seleccionada del almacén: cuanto más alto sea el estante, más costoso será el camión de alcance. El costo promedio de dicho cargador para una altura de 6 m será de aproximadamente 300, 000 rublos.

El software de gestión de almacenes y un par de terminales de recopilación de datos (para leer códigos de barras en cajas) se lanzarán en aproximadamente 200-250 mil rublos. Equipa el espacio de la oficina con el archivo: otros 200, 000.

Las cajas deben ser entregadas desde el cliente al archivo y, previa solicitud, desde el archivo al cliente. Para esto necesitamos un auto. Una camioneta compacta como Fiat Doblo o Skoda Roomster funcionará. Si lo desea, puede limitarse a Lada Largus. En cualquier caso, el presupuesto para automóviles es de aproximadamente 300, 000 rublos.

Del personal en la primera etapa necesitaremos: 2 cargadores (es posible la combinación con la funcionalidad del conductor), 1 operador de almacén (es posible la combinación con la funcionalidad del cargador), 2 gerentes de ventas. Podemos tomar la guardia de outsourcing y contable. Por lo tanto, el fondo salarial ascenderá a 100-120 mil rublos por mes.

Con el registro de empresas, también son posibles los matices. La elección de la forma jurídica en este caso no es fundamental. El clasificador OKVED es importante. En el caso de que elijamos “Servicios de biblioteca y archivo”, será obligatorio obtener una licencia del Archivo estatal para “descripción, preservación y restauración de documentos de archivo”. El procedimiento no es tan complicado y costoso, pero aún requiere tiempo para ciertas aprobaciones. Si estamos listos para limitarnos solo al almacenamiento y no expandir la lista de servicios con digitalización, descripción de archivos y otras cosas similares, podemos registrarnos como un depósito de custodia.

Resumiendo los costos, obtenemos los siguientes números. Las inversiones en la apertura son relativamente grandes: alrededor de 1, 5 millones de rublos. Más capital de trabajo - 300-350 mil. Costos mensuales - alquiler y salario - 220 mil rublos; agregue aquí facturas de servicios públicos, combustible y lubricantes, comunicaciones móviles para gerentes de ventas y obtenga 300, 000 rublos por mes.

Para entender cuánto podemos ganar en esta empresa, elaboraremos un plan de ventas. Recuerde que el cliente promedio trae 150 cajas por única vez y 2 cajas cada mes en el futuro. Plan de atracción del primer año: 20 clientes; en el segundo - 30; en el tercero - 40. Con un costo promedio de almacenamiento de la caja en grandes jugadores del mercado de 30 rublos por mes, podemos ofrecer (si hay reservas financieras para los primeros tres años) un costo de almacenamiento de 20 rublos. Tal diferencia en el precio cubrirá más que la ausencia de un hermoso cartel y un gran nombre. Además, puede ganar dinero en servicios relacionados: embalaje y entrega de cajas a la tienda, retiro de la tienda y entrega al cliente, etc.

Excluyendo servicios adicionales, el déficit presupuestario en el primer año de operación ascenderá a 2, 880, 000 rublos; en el segundo - 1, 680, 000; en el tercer año, la compañía alcanzará el punto de equilibrio. Después de eso, incluso en ausencia de una dinámica positiva constante en la atracción de nuevos clientes, la compañía recibirá ingresos pasivos constantes de un aumento en el número de cajas de clientes existentes, que, además, crecerá cada mes. A los cinco o seis años de funcionamiento de la organización, las ganancias pueden alcanzar los 150, 000 rublos por mes o más.

Todas las cifras que recibimos insinuaron (de forma transparente): la creación de un archivo seguro no es una tarea fácil, principalmente debido a grandes inversiones y un período de recuperación significativo. Sin embargo, teniendo en cuenta la relativa simplicidad de la organización, la falta de competencia cercana y las ganancias bastante altas a largo plazo, principalmente debido a los ingresos pasivos en constante crecimiento, vale la pena prestar atención a esta dirección.

Denis Miroshnichenko

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18/08/2019

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